Het APERAK-bericht is een standaard binnen EDIFACT om te bevestigen dat een EDI-bericht (zoals ORDERS, DESADV of INVOIC) is ontvangen en/of om eventuele fouten of onvolledigheden in het ontvangen bericht te melden. Hiermee biedt de afzender inzicht in de status van de verwerking en eventuele noodzakelijke correcties, wat zorgt voor een voorspelbaar, betrouwbaar en transparant EDI-verkeer.
Doel en functionaliteit
- Ontvangstbevestiging: Bevestigt dat een EDI-bericht correct is aangekomen in het systeem van de ontvanger.
- Foutmelding: Signaleert inhoudelijke of technische fouten, zoals ontbrekende data of ongeldige artikelnummers, en beschrijft waar de onvolkomenheden zich bevinden.
- Procesoptimalisatie: Door direct feedback te geven op foutieve of ontbrekende gegevens, kunnen zendingen en facturen sneller en efficiënter worden verwerkt.
Opbouw en inhoud
In het APERAK-bericht staan onder meer:
- Referentie naar het originele bericht: Om duidelijk te maken over welk bericht de feedback gaat.
- Status en foutcodes: Geeft aan of het bericht is geaccepteerd, gedeeltelijk geaccepteerd of afgewezen. Eventuele foutcodes specificeren waar het mis is gegaan.
- Omschrijving van de fout/afwijking: Beschrijft welke gegevens ontbreken of incorrect zijn, zodat de verzender weet welke correcties noodzakelijk zijn.
Net als bij andere EDI-berichten kunt u in het APERAK-bericht gebruikmaken van GS1-codes, zoals GLN (Global Location Number) voor het identificeren van locaties en GTIN (Global Trade Item Number) voor het herkennen van specifieke producten. Hierdoor blijft de terugkoppeling eenduidig en traceerbaar in de gehele keten.
Voordelen van het APERAK-bericht
- Transparante communicatie: Door de automatische terugkoppeling weet de verzender snel of het bericht correct is verwerkt.
- Snellere foutafhandeling: Eventuele fouten kunnen direct worden opgelost, zonder onnodige vertraging in het logistieke of administratieve proces.
- Verbeterde datakwaliteit: De duidelijke feedback helpt om structurele fouten in het EDI-proces te herkennen en te voorkomen.
- Efficiënte ketensamenwerking: Alle partijen in de supply chain hebben dankzij eenduidige GS1-standaarden en APERAK-berichten dezelfde informatie, wat zorgt voor een naadloze integratie.
Conclusie
Het APERAK-bericht is een essentieel onderdeel voor een gestroomlijnde EDI-communicatie. Door middel van snelle en duidelijke terugkoppeling wordt de datakwaliteit verbeterd, verlopen correcties vlotter en kunnen organisaties zich richten op een optimaal en betrouwbaar logistiek proces.